Verpflegungsmehraufwand 2026: Pauschalen, Regeln und Beispiele

Der Verpflegungsmehraufwand 2026 bringt für Dienstreisen innerhalb Deutschlands keine neuen Beträge: Es gelten weiterhin 14 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden und 28 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden. Gesetzlich verankert sind die Verpflegungspauschalen in § 9 Absatz 4a Einkommensteuergesetz (EStG); die länderspezifischen Sätze für Auslandsreisen hat das Bundesfinanzministerium (BMF) mit Schreiben vom 5. Dezember 2025 bekannt gemacht, gültig ab dem 1. Januar 2026. Dieser Ratgeber zeigt dir die aktuellen Pauschalen in einer kompakten Tabelle, erklärt die Abwesenheits-Schwellen, die Regeln für An- und Abreisetage, die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten und die Drei-Monats-Frist – mit Rechenbeispielen aus dem Gründeralltag.

Verpflegungsmehraufwand 2026 – das Wichtigste in Kürze

• Inland: 14 Euro je Kalendertag bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie am An- und Abreisetag mehrtägiger Reisen; 28 Euro bei 24-stündiger Abwesenheit.
• Unverändert: Die Pauschalen entsprechen den Werten von 2025; gesetzliche Grundlage ist § 9 Abs. 4a EStG, für die Auslandssätze gilt das BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025.
• Kürzung bei gestellten Mahlzeiten: Frühstück minus 20 Prozent (5,60 Euro), Mittag- und Abendessen minus je 40 Prozent (11,20 Euro) – stets bezogen auf den Satz für den vollen Tag.
• Ausland: Für Auslandsdienstreisen gelten eigene, länderspezifische Pauschalen, die häufig deutlich über den Inlandswerten liegen.
• Drei-Monats-Frist: An derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte ist die steuerfreie Pauschale auf drei Monate begrenzt; eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu laufen.

Verpflegungspauschale Inland 2026: die Tabelle im Überblick

Die Höhe der Verpflegungspauschale richtet sich ausschließlich nach der Dauer deiner Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Umgangssprachlich ist auch von Reisekostenpauschale oder Spesen die Rede – gemeint ist immer der steuerfreie Pauschbetrag für den Mehraufwand bei der Verpflegung unterwegs. Die folgende Tabelle zeigt die Sätze für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten im Inland:

Stand dieser Werte: Januar 2026. Die Pauschalen wurden zuletzt zum 1. Januar 2020 angehoben und gelten seitdem unverändert – auch 2026 (§ 9 Abs. 4a EStG). Ansetzen kannst du die Pauschale als Selbstständiger über die Betriebsausgaben; als Arbeitnehmer kann dir der Arbeitgeber den Betrag steuerfrei erstatten. Den Werbungskostenabzug kannst du dagegen nur nutzen, wenn dein Arbeitgeber keine steuerfreie Erstattung zahlt.

Verpflegungspauschalen 2026 im Überblick

Die Kernzahlen des Verpflegungsmehraufwands 2026 lassen sich auf wenige Punkte verdichten: 14 Euro für Reisetage mit mehr als acht Stunden Abwesenheit, 28 Euro für volle Kalendertage, eine Kürzung um 5,60 Euro pro gestelltem Frühstück und 11,20 Euro pro gestelltem Mittag- oder Abendessen sowie länderspezifische Auslandspauschalen laut BMF-Übersicht. Die folgende Infografik fasst diese Werte grafisch zusammen und eignet sich als schnelle Referenz für deine nächste Reisekostenabrechnung.

Wann gilt welche Pauschale? Abwesenheitsdauer, An- und Abreisetag erklärt

Maßgeblich ist die Zeit zwischen dem Verlassen und der Rückkehr zu deiner Wohnung beziehungsweise ersten Tätigkeitsstätte. Für eintägige Reisen ohne Übernachtung gilt die Acht-Stunden-Schwelle streng: Bist du genau acht Stunden unterwegs, gibt es keine Pauschale – sie setzt erst ab mehr als acht Stunden ein. Ein Termin, für den du um 10 Uhr das Haus verlässt und um 17:30 Uhr zurückkehrst, bleibt damit pauschalenfrei; ein langer Tag von 8 bis 19 Uhr erfüllt die Schwelle und bringt dir 14 Euro.

Zwei Grundvoraussetzungen solltest du bei jeder Prüfung im Blick behalten. Erstens zählt nur die Abwesenheit von deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte – der tägliche Weg ins eigene Büro oder zum Betrieb löst keine Pauschale aus, egal wie lang er ist. Zweitens setzt die 14-Euro-Regel für An- und Abreisetage eine Übernachtung außerhalb deiner Wohnung voraus. Fährst du bei einer zweitägigen Veranstaltung nachts nach Hause und am nächsten Morgen wieder hin, gibt es keine An- und Abreisepauschale; du prüfst dann für jeden Tag einzeln, ob die Acht-Stunden-Schwelle überschritten ist.

Bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung außerhalb der Wohnung gilt eine Sonderregel: Für den An- und den Abreisetag erhältst du jeweils 14 Euro, egal wie viele Stunden du tatsächlich unterwegs bist. Reist du am Montag um 20 Uhr an und fährst am Mittwoch um 6 Uhr morgens zurück, stehen dir für beide Tage die volle Pauschale zu. Für jeden vollen Kalendertag dazwischen, an dem du 24 Stunden abwesend bist, gibt es 28 Euro.

Ein einfaches Beispiel für eine dreitägige Inlandsreise ohne gestellte Mahlzeiten:

• Tag 1 (Anreisetag): 14 Euro
• Tag 2 (voller Kalendertag, 24 Stunden abwesend): 28 Euro
• Tag 3 (Abreisetag): 14 Euro

In der Summe ergeben sich 56 Euro Verpflegungsmehraufwand. Die Pauschale deckt ausschließlich die Verpflegung ab; Übernachtungs- und Fahrtkosten rechnest du getrennt ab – Übernachtungen dabei nur mit den tatsächlichen Kosten, Fahrten etwa über die Kilometerpauschale oder echte Ticketkosten. Die in der Hotelrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer kannst du für den Vorsteuerabzug mit unserem Umsatzsteuer-Rechner prüfen.

Kürzung der Pauschale bei gestellten Mahlzeiten

Sobald dir an einem Reisetag eine Mahlzeit gestellt wird – vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten, etwa einem Kunden –, musst du die Verpflegungspauschale kürzen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 ff. EStG). Typische Fälle sind das im Hotelpreis enthaltene Frühstück, das der Arbeitgeber gebucht und bezahlt hat, die Bewirtung beim Kunden oder die Verpflegung auf einer vom Arbeitgeber finanzierten Konferenz. Geringfügige Snacks und Getränke wie ein Kaffee oder eine Brezel am Messestand gelten dagegen nicht als Mahlzeit.

Wichtig ist dabei der Blick auf den Zahlungsweg: Als gestellt gilt eine Mahlzeit auch dann, wenn du sie zunächst selbst zahlst, der Arbeitgeber dir die Kosten aber erstattet – das klassische Beispiel ist das Hotel mit Frühstück, dessen Rechnung die Firma übernimmt. Trägst du die Übernachtung dagegen komplett privat und lässt dir nichts erstatten, ist das Frühstück nicht gestellt und die Pauschale bleibt ungekürzt. Bei Auslandsreisen gelten dieselben Prozentsätze von 20 und 40 Prozent, bezogen allerdings auf den länderspezifischen Tagessatz – dazu mehr im Abschnitt zu den Auslandspauschalen.

Die Kürzung erfolgt prozentual von der Pauschale für einen vollen Kalendertag – im Inland also von 28 Euro, unabhängig davon, welche Tagespauschale dir für den betreffenden Reisetag zusteht:

Ein Beispiel: An deinem vollen Reisetag (28 Euro) sind Frühstück im Hotel und Abendessen beim Kunden gestellt. Du rechnest 28 Euro minus 5,60 Euro minus 11,20 Euro und setzt 11,20 Euro an. Werden dir an einem An- oder Abreisetag mit 14-Euro-Pauschale Frühstück und Mittagessen gestellt, kürzt sich der Tag rechnerisch um 16,80 Euro – die Pauschale sinkt auf null, negative Beträge gibt es nicht.

Randnotiz für Startups mit Benefit-Programmen: Auch Mahlzeiten, die über digitale Essensmarken oder ähnliche Sachbezüge vom Arbeitgeber finanziert werden, können die Kürzung auslösen. Prüfe in der Abrechnung, ob solche Leistungen an Reisetagen greifen, damit du nicht versehentlich die volle Pauschale ansetzt.

Drei-Monats-Frist bei wiederkehrenden Dienstreisen zum selben Ort

Gerade Gründer und Berater kennen das Muster: ein Großkunde, ein Projekt, ein fester Einsatzort – und wochenlange Pendelei. Steuerlich ist hier Vorsicht geboten, denn die steuerfreie Verpflegungspauschale ist an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte auf die ersten drei Monate begrenzt. Danach wird der Einsatzort steuerlich anders bewertet; ein steuerfreier Ansatz des Verpflegungsmehraufwands ist dann nicht mehr möglich. So beschreiben es unter anderem die Industrie- und Handelskammern in ihren Hinweisen zum steuerfreien Ersatz von Reisekosten. Die Frist gilt für Arbeitnehmer ebenso wie für Unternehmer und Gesellschafter-Geschäftsführer.

Die Drei-Monats-Frist läuft ab dem ersten Einsatztag am betreffenden Ort. Entscheidend ist die Unterbrechungsregel: Unterbrichst du die Tätigkeit am selben Ort für mindestens vier Wochen, beginnt die Frist von vorn. Der Grund der Unterbrechung spielt keine Rolle – Urlaub, Krankheit oder ein Projekt beim nächsten Kunden zählen gleichermaßen.

Praxisbeispiel: Du betreust als Gründer ab Februar ein Kundenprojekt in München und bist dafür jede Woche zwei Tage vor Ort. Ab dem vierten Monat kannst du für diese Einsätze keine Verpflegungspauschale mehr steuerfrei ansetzen. Endet die Projektphase dagegen nach drei Monaten und du kehrst erst sechs Wochen später für den nächsten Abschnitt zurück, startet die Frist neu. Plane längere Kundeneinsätze daher frühzeitig und dokumentiere Einsatzort und Zeiträume sauber, damit die Abrechnung bei einer Prüfung nachvollziehbar bleibt.

Ein Detail wird oft übersehen: Die Frist läuft kalendermäßig über drei Monate, nicht nach tatsächlichen Einsatztagen. Bist du innerhalb eines Monats nur ein einziges Mal beim Kunden, zählt dieser Monat trotzdem voll mit. Als „derselbe Ort“ gilt zudem nicht zwingend nur eine einzelne Adresse: Bei ausgedehnten Einsatzgebieten – etwa mehreren Kundenstandorten in derselben Stadt oder Region – kann der Fiskus das gesamte Gebiet als eine Tätigkeitsstätte werten. Für eine Unterbrechung ist allein entscheidend, dass du mindestens vier Wochen lang nicht am betreffenden Einsatzort tätig bist; was du in dieser Zeit sonst arbeitest, spielt keine Rolle.

Nach Ablauf der drei Monate endet die steuerfreie Erstattung: Zahlt der Arbeitgeber oder deine GmbH die Pauschale danach weiter, sind die Beträge grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtig. Für langfristig angelegte Einsätze kann stattdessen die doppelte Haushaltsführung infrage kommen – ein eigenes Regelwerk mit eigenen Voraussetzungen, das du am besten mit deinem Steuerberater durchrechnest, bevor du monatelang steuerfreie Pauschalen verschenkst oder unnötig versteuerst.

Auslandspauschalen 2026: was sich unterscheidet

Für beruflich veranlasste Auslandsreisen gelten eigene, länderspezifische Pauschbeträge. Das BMF hat die ab dem 1. Januar 2026 geltenden Werte mit Schreiben vom 5. Dezember 2025 bekannt gemacht; die vollständige Übersicht findest du als BMF-Schreiben auf der Website des Bundesfinanzministeriums. Die Sätze liegen je nach Land und teils je nach Stadt spürbar über den Inlandswerten. Einige Beispiele aus der BMF-Übersicht 2026:

Zwei Regeln aus dem BMF-Schreiben solltest du kennen: Bei eintägigen Auslandsreisen ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend; bei mehrtägigen Reisen über mehrere Länder richtet sich der Satz danach, welcher Ort vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird. Auch die Kürzung funktioniert länderspezifisch: Sie wird von der Pauschale für eine 24-stündige Abwesenheit des jeweiligen Landes berechnet. Das BMF führt dazu ein Beispiel mit Kopenhagen: 20 Prozent von 75 Euro ergeben eine Kürzung von 15 Euro für ein gestelltes Frühstück. Für Länder, die in der Übersicht nicht aufgeführt sind, gilt der Pauschbetrag von Luxemburg. Eine ergänzende Zusammenfassung der neuen Pauschbeträge für 2026 bietet diese Übersicht zu den Auslandsreise-Pauschalen 2026.

Ein kurzes Rechenbeispiel zeigt die Logik in der Praxis – für eine dreitägige Geschäftsreise nach Paris mit vom Arbeitgeber gebuchtem Hotelfrühstück:

• Tag 1 (Anreisetag): 39 Euro
• Tag 2 (voller Kalendertag): 58 Euro minus 11,60 Euro Frühstückskürzung (20 Prozent von 58 Euro) → 46,40 Euro
• Tag 3 (Abreisetag): 39 Euro minus 11,60 Euro Frühstückskürzung → 27,40 Euro

In der Summe ergeben sich 112,80 Euro steuerfreier Verpflegungsmehraufwand. Du siehst: Die Rechenschritte sind identisch mit denen im Inland, nur die Ausgangswerte und damit die Kürzungsbeträge ändern sich je nach Land.

Praxisbeispiel: Verpflegungspauschale berechnen

Wie sieht das in der Praxis aus? Angenommen, du bist Gründer eines Software-Startups in Berlin und fährst für einen Kundentermin drei Tage nach München. Deine GmbH hat das Hotel mit Frühstück gebucht; am zweiten Tag lädt dich der Kunde zum Abendessen ein. Die Reisekostenabrechnung sieht dann so aus:

• Tag 1 (Anreisetag): 14 Euro Pauschale, keine gestellte Mahlzeit → 14,00 Euro
• Tag 2 (voller Kalendertag): 28 Euro minus 5,60 Euro (Frühstück) minus 11,20 Euro (Abendessen) → 11,20 Euro
• Tag 3 (Abreisetag): 14 Euro minus 5,60 Euro (Frühstück) → 8,40 Euro

Unterm Strich stehen 33,60 Euro steuerfreier Verpflegungsmehraufwand. Als Gesellschafter-Geschäftsführer oder Selbstständiger setzt du den Betrag als Betriebsausgabe an; erstattet die GmbH die Pauschale an einen angestellten Mitarbeiter, bleibt sie für diesen steuerfrei. Wichtig: Belege über deine tatsächlichen Essenskosten musst du nicht sammeln – die Pauschale ist belegfrei. Nachweisen musst du aber die Dienstreise selbst, etwa über Kalendereinträge, die Hotelrechnung oder eine Reisekostenabrechnung mit Ziel, Datum und Abwesenheitszeiten.

Zum Vergleich eine eintägige Reise: Du fährst um 8 Uhr los und bist um 19 Uhr zurück – elf Stunden Abwesenheit ergeben 14 Euro Pauschale. Stellt dir der Kunde an diesem Tag ein Mittagessen, kürzt sich der Betrag um 11,20 Euro auf 2,80 Euro. Schon an diesem kleinen Beispiel siehst du, warum sich das konsequente Erfassen gestellter Mahlzeiten lohnt.

Damit deine Abrechnung einer späteren Prüfung standhält, gehören in jede Reisekostenabrechnung fünf Angaben: Anlass und Ziel der Reise, Datum sowie Uhrzeiten von Abfahrt und Rückkehr, gestellte Mahlzeiten, die angesetzten Pauschbeträge und die Summe der Erstattung. Viele Startup-Teams hinterlegen diese Felder als feste Vorlage in ihrer Buchhaltungs- oder Reisekostensoftware – so geht bei der Abrechnung weder eine Kürzung noch ein Anspruch verloren. Für schnelle Überschlagsrechnungen zwischendurch findest du außerdem passende Rechner für Gründer und Selbstständige in unserer Übersicht.

Häufige Fragen zum Verpflegungsmehraufwand 2026

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?

Im Inland beträgt die Verpflegungspauschale 2026 unverändert 14 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden sowie an An- und Abreisetagen mehrtägiger Reisen und 28 Euro bei 24-stündiger Abwesenheit. Für Auslandsreisen gelten die länderspezifischen Sätze aus der BMF-Übersicht vom 5. Dezember 2025.

Was gilt am An- und Abreisetag?

Bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung außerhalb der Wohnung erhältst du für den An- und den Abreisetag jeweils 14 Euro – unabhängig davon, wie viele Stunden du an diesen Tagen tatsächlich unterwegs bist. Die konkrete Ankunfts- oder Abfahrtszeit spielt für die Höhe der Pauschale keine Rolle.

Wie wird die Pauschale bei gestelltem Frühstück gekürzt?

Ein gestelltes Frühstück kürzt die Tagespauschale um 20 Prozent des Satzes für einen vollen Kalendertag, im Inland also um 5,60 Euro. Für Mittag- und Abendessen werden je 40 Prozent, also 11,20 Euro, abgezogen. Die Kürzung kann die Pauschale höchstens auf null senken; ins Minus geht die Rechnung nicht.

Wie lange gilt die Pauschale am selben Ort?

An derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte ist der steuerfreie Ansatz auf drei Monate begrenzt. Erst eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Drei-Monats-Frist neu beginnen – der Unterbrechungsgrund ist dabei ohne Bedeutung.

Muss ich Belege für die Verpflegung einreichen?

Nein. Die Verpflegungspauschale wird pauschal und belegfrei gewährt; Einzelnachweise über Mahlzeiten sind nicht erforderlich. Dokumentieren solltest du dennoch Anlass, Ziel, Zeitraum und Abwesenheitszeiten der Reise sowie gestellte Mahlzeiten, weil diese die Kürzung auslösen.

Zum Abschluss der Hinweis in eigener Sache: Dieser Artikel gibt einen redaktionellen Überblick über den Verpflegungsmehraufwand 2026 und ersetzt keine Steuerberatung. Wie du die Pauschalen in deinem konkreten Fall am besten ansetzt – etwa als Gesellschafter-Geschäftsführer, bei Mischreisen oder langen Auslandsaufenthalten –, klärst du am besten mit deinem Steuerberater. Wie sich regelmäßige Reisetage auf deine Kalkulation auswirken, kannst du dagegen jederzeit selbst mit unserem Stundensatz-Rechner durchspielen.