E-Rechnung-Beispiel: So sehen XRechnung und ZUGFeRD konkret aus

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Ihre Inhalte liegen als maschinenlesbarer XML-Datensatz vor und lassen sich automatisch verarbeiten – eine einfache PDF-Datei per E-Mail erfüllt diese Definition nicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können.

• Format: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz nach der Norm EN 16931 – weder ein einfaches PDF noch ein Scan zählt dazu.
• Zwei Standardformate: XRechnung besteht ausschließlich aus XML-Daten, ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei.
• Empfangspflicht: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B empfangen können – ohne Übergangsfrist.
• Ausstellungspflicht: Sie greift gestaffelt – ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle B2B-Unternehmen.
• Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte steuerbefreite Umsätze müssen keine E-Rechnung sein.

Wer ein Beispiel für eine E-Rechnung sucht, will selten Paragrafen lesen, sondern sehen, wie so eine Datei konkret aussieht. Dieser Artikel zeigt beide Standardformate an einem durchgängigen Praxisbeispiel, erklärt den Aufbau Feld für Feld und ordnet die Fristen seit 2025 ein.

Was ist eine E-Rechnung? Definition und Abgrenzung

Rechtlich ist die E-Rechnung im Umsatzsteuergesetz verankert: Sie ist dort als Rechnung definiert, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die technische Grundlage liefert die europäische Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Informationen eine Rechnung enthalten muss und in welcher Struktur diese Daten abgelegt werden – von der Rechnungsnummer bis zum ausgewiesenen Steuerbetrag.

Der entscheidende Unterschied zur bisherigen Praxis: Ein PDF ist für Menschen gemacht, nicht für Software. Wer eine PDF-Rechnung erhält, muss die Daten manuell in die Buchhaltung übertragen oder eine Texterkennung bemühen. Die E-Rechnung liefert dieselben Informationen als Datensatz, den eine Buchhaltungssoftware ohne Zwischenschritt einliest. Der Gesetzgeber erwartet davon weniger Übertragungsfehler und deutlich weniger manuelle Arbeit auf beiden Seiten.

Übertragen werden kann eine E-Rechnung auf verschiedenen Wegen – als E-Mail-Anhang, über Download-Portale oder über spezialisierte Übertragungsnetzwerke. Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor; entscheidend ist allein das strukturierte Format der Datei. Die drei Formen der Rechnung im direkten Vergleich:

Papier und PDF bleiben während der Übergangsfristen also erlaubt, erfüllen die Anforderungen aber langfristig nicht. Wer heute Prozesse neu aufbaut, sollte direkt auf das strukturierte Format setzen.

E-Rechnung-Beispiel: So sieht eine XRechnung aus

XRechnung ist die puristische Variante der E-Rechnung: eine reine XML-Datei ohne sichtbares Layout. Öffnest du eine XRechnung im Browser oder Texteditor, siehst du verschachtelte Datenelemente statt einer formatierten Rechnung. Das Format kommt ursprünglich aus dem Bereich der öffentlichen Auftraggeber – Rechnungen an Behörden des Bundes und vieler Bundesländer laufen schon länger über diesen Standard – und gilt seit 2025 auch im B2B-Geschäft als konformes Format.

Jedes Datenelement in der Datei trägt eine sogenannte BT-Nummer (Business Term). Sie macht die Rechnung softwareübergreifend eindeutig: BT-1 ist immer die Rechnungsnummer, BT-2 das Rechnungsdatum – unabhängig davon, welches Programm die Datei erzeugt hat. Ein stark vereinfachtes Beispiel, das den Aufbau zeigt:

<Rechnung> <Rechnungsnummer>RE-2025-0147</Rechnungsnummer> <!-- BT-1 --> <Rechnungsdatum>2025-03-15</Rechnungsdatum> <!-- BT-2 --> <Rechnungstyp>380</Rechnungstyp> <!-- BT-3 --> <Währung>EUR</Währung> <!-- BT-5 --> <Verkäufer>Nordwind Analytics GmbH</Verkäufer> <Käufer>Beispielkunde GmbH</Käufer> <Position> <Beschreibung>Datenanalyse, 10 Stunden à 95 Euro</Beschreibung> <Betrag>950.00</Betrag> </Position> <Nettobetrag>950.00</Nettobetrag> <Umsatzsteuer>180.50</Umsatzsteuer> <Gesamtbetrag>1130.50</Gesamtbetrag> </Rechnung> Die echte Datei enthält zusätzlich technische Kopfdaten und Namespaces; am Prinzip ändert das nichts: Jedes Pflichtfeld der Rechnung ist als eigenes, eindeutig adressierbares Datenelement hinterlegt. Die vier wichtigsten Elemente im Überblick:

• BT-1 – Rechnungsnummer: eine eindeutige, fortlaufende Nummer, im Beispiel RE-2025-0147.
• BT-2 – Rechnungsdatum: das Ausstellungsdatum im Format JJJJ-MM-TT.
• BT-3 – Code des Rechnungstyps: unterscheidet etwa eine normale Handelsrechnung (Code 380) von einer Gutschrift.
• BT-5 – Code der Rechnungswährung: im Inlandsgeschäft in der Regel EUR.

Für den Praxisalltag heißt das: Eine XRechnung liest niemand am Bildschirm. Du öffnest sie mit einer Buchhaltungssoftware oder einem Viewer, der aus dem XML eine lesbare Ansicht erzeugt. Genau darin liegt der Zweck des Formats – die Daten landen ohne Tipparbeit im System.

E-Rechnung-Beispiel: So sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus

ZUGFeRD löst das Lesbarkeitsproblem anders. Das Kürzel steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Eine ZUGFeRD-Datei ist ein Hybrid: ein ganz normales PDF, in das der strukturierte XML-Datensatz eingebettet ist. Technisch steckt dahinter der Standard PDF/A-3, der Dateianhänge innerhalb des Dokuments erlaubt.

Für dich sieht eine ZUGFeRD-Rechnung deshalb aus wie jede andere Rechnung: Briefkopf, Positionen, Summen – lesbar am Bildschirm und ausdruckbar. Gleichzeitig erkennt eine Buchhaltungssoftware den eingebetteten Datensatz und importiert ihn automatisch. Die Datei bedient damit beide Seiten: den Menschen, der prüft, und die Software, die bucht.

Wichtig ist das gewählte Profil. ZUGFeRD kennt mehrere Ausbaustufen, die festlegen, wie viele strukturierte Daten das XML enthält. Konform mit der Norm EN 16931 – und damit für die E-Rechnungspflicht geeignet – sind ab ZUGFeRD-Version 2.0.1 mindestens die Profile EN16931 und EXTENDED. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige strukturierte Angaben und erfüllen die Anforderungen nicht. Prüfe bei deiner Software deshalb, welche Version und welches Profil sie erzeugt.

Ob eine erhaltene Rechnung tatsächlich eingebettete XML-Daten enthält, erkennst du am Anhang-Symbol deines PDF-Programms: Dort taucht der strukturierte Datensatz als Dateianhang des Dokuments auf. Fehlt dieser Anhang, handelt es sich um ein einfaches PDF – mit allen übergangsrechtlichen Folgen. Umgekehrt gilt für eigene Ausgangsrechnungen: Bevor du sie erstmals verschickst, lohnt ein Testlauf. Kostenlose Validierungswerkzeuge prüfen, ob deine Datei der Norm EN 16931 entspricht und alle Pflichtfelder korrekt befüllt sind.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Deine Buchhaltung erstellt eine Ausgangsrechnung und versendet sie als ZUGFeRD-Datei. Der Kunde öffnet das PDF, prüft die Rechnung wie gewohnt und bucht die Zahlung. Seine Warenwirtschaft hat die XML-Daten beim Eingang der E-Mail längst erkannt und die Rechnung im System angelegt – inklusive Rechnungsnummer, Beträgen und Zahlungsziel.

Ob du XRechnung oder ZUGFeRD einsetzt, ist im B2B keine rechtliche, sondern eine praktische Entscheidung: Beide Formate gelten als konform. ZUGFeRD punktet überall dort, wo Rechnungen auch von Menschen gelesen werden; XRechnung ist die schlankere Variante für vollautomatisierte Prozesse zwischen zwei Systemen.

Aufbau einer E-Rechnung am Beispiel

Welche Angaben müssen konkret in die Datei? Die inhaltlichen Pflichtangaben bleiben dieselben wie bei jeder anderen Rechnung – sie folgen § 14 UStG. Neu ist allein die Form: Jede Angabe liegt als strukturiertes Feld vor. Das folgende Beispiel zeigt den Aufbau an einer fiktiven Rechnung der Nordwind Analytics GmbH an die Beispielkunde GmbH: zehn Stunden Datenanalyse zu je 95 Euro, also 950 Euro netto plus 19 Prozent Umsatzsteuer. Einen Stundensatz wie diesen kannst du etwa mit einem Preiskalkulations-Rechner kalkulieren.

Am Beispiel wird deutlich, was die E-Rechnung von der klassischen Rechnungsvorlage unterscheidet: Die Inhalte bleiben vertraut, neu ist ihre Verpackung. Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtsumme müssen rechnerisch zusammenpassen, denn Software prüft diese Felder beim Import automatisch. Wer die Werte selbst nachrechnen will, greift am einfachsten zu einem Umsatzsteuer-Rechner. Eine fehlerhafte Rechnungsnummer oder ein fehlendes Pflichtfeld fällt sofort auf – nicht erst bei der nächsten Betriebsprüfung.

Auch Korrekturen folgen dieser Logik: Eine Stornorechnung oder Gutschrift ist ein eigener Beleg mit eigenem Typcode und verweist maschinenlesbar auf die ursprüngliche Rechnung. Fehler werden also nicht übermalt, sondern als separater Vorgang abgebildet – die Buchhaltungssoftware ordnet beide Belege automatisch einander zu. Für den Gründeralltag bedeutet das weniger Abstimmaufwand, wenn ein Betrag nachträglich angepasst werden muss.

Die E-Rechnungspflicht seit 2025: Fristen im Überblick

Die Pflicht zur E-Rechnung wurde mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt und gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen – also für den B2B-Bereich. Rechnungen an private Endkunden (B2C) sind ausgenommen. Eine kompakte Übersicht über die Pflicht ab 2025 bietet auch die IHK Magdeburg. Die Einführung läuft in drei Stufen, zwischen denen Übergangsregeln gelten (Stand: März 2026):

Zwei Punkte der Tabelle verdienen besondere Aufmerksamkeit. Erstens gilt die Empfangspflicht bereits seit 2025 ausnahmslos – ein Unternehmen kann den Empfang einer E-Rechnung nicht ablehnen, weil es „noch nicht so weit“ ist. Zweitens knüpft die Ausstellungspflicht ab 2027 an die Umsatzschwelle von 800.000 Euro im Vorjahr: Liegst du darunter, beginnt deine Pflicht zur Ausstellung erst 2028. Für die Planung zählt damit der Umsatz des jeweils abgeschlossenen Vorjahres.

Ein Beispiel zeigt, was die Schwelle konkret bedeutet: Erzielt dein Unternehmen im Jahr 2026 einen Umsatz von 850.000 Euro, musst du ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Bleibst du im selben Jahr bei 600.000 Euro, beginnt die Ausstellungspflicht erst am 1. Januar 2028. Maßgeblich ist der Umsatz des abgeschlossenen Kalenderjahres – ein einzelnes starkes Wachstumsjahr kann deinen Stichtag um ein Jahr vorziehen. Wer in der Nähe der Grenze liegt, sollte die Umsatzentwicklung deshalb frühzeitig mit dem Steuerberater einordnen.

Die genannten Stichtage beziehen sich auf den aktuellen Rechtsstand; Details können sich durch Verwaltungsanweisungen oder Gesetzesänderungen noch verschieben. Antworten auf häufige Fragen zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung stellt das Bundesfinanzministerium in seinem FAQ zur E-Rechnung bereit. Wenn du unsicher bist, welche Stufe für dein Unternehmen gilt, kläre das mit deinem Steuerberater.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Nicht jede Rechnung muss im strukturierten Format vorliegen. Das Gesetz kennt mehrere Ausnahmen, die vor allem im Kleingeschäft relevant sind:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: Rechnungen über geringe Beträge dürfen weiterhin in Papierform oder als einfaches Dokument ausgestellt werden – typisch etwa bei Barauslagen oder Tankquittungen.
• Bestimmte steuerbefreite Umsätze: Für einige nach § 4 UStG steuerfreie Leistungen gilt die Pflicht nicht.
• Fahrausweise: Beförderungsleistungen im Personenverkehr fallen unter dieselbe Ausnahme.
• B2C-Umsätze: Rechnungen an private Endverbraucher sind generell von der Pflicht ausgenommen.

Rechtsgrundlage der Ausnahmen für Kleinbeträge und Fahrausweise ist die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). In der Praxis heißt das: Wer viele kleine Transaktionen abwickelt, muss nicht jeden Kassenbon als E-Rechnung strukturieren. Sobald der Rechnungsbetrag die 250-Euro-Grenze überschreitet und der Kunde ein Unternehmen ist, greifen die normalen Regeln. Ebenfalls nicht erfasst sind reine Auslandsumsätze, denn die Pflicht gilt grundsätzlich nur zwischen inländischen Unternehmern. Wer überwiegend international fakturiert, sollte zusätzlich die Vorgaben der Zielländer prüfen – mehrere europäische Staaten haben eigene E-Rechnungs-Systeme.

Praxis für Gründer: Was du jetzt tun solltest

Für junge Unternehmen ist die E-Rechnung vor allem ein Ordnungsthema. Die Empfangspflicht erfüllst du technisch schon mit einem normalen E-Mail-Postfach, denn XML-Dateien kommen in der Regel als Anhang an. Eng wird es erst, wenn Rechnungen in irgendeinem Postfach versanden oder niemand sie weiterverarbeitet. Richte deshalb einen klaren Eingangsweg ein – etwa ein eigenes Rechnungspostfach – und lege fest, wer eingehende E-Rechnungen prüft und in die Buchhaltung übergibt.

Wer gerade gründet – etwa im Bootstrapping ohne Fremdkapital –, hat dabei einen Vorteil: Du baust deine Buchhaltung ohnehin neu auf und kannst direkt mit der E-Rechnung starten, statt später gewachsene Prozesse umbauen zu müssen. Bei der Ausstellung lohnt ein Blick auf deine Software: Die meisten gängigen Buchhaltungs- und Fakturierungsprogramme erzeugen inzwischen XRechnung oder ZUGFeRD. Prüfe, ob dein Tool das kann und welches ZUGFeRD-Profil es verwendet. Rechne außerdem deinen Vorjahresumsatz gegen die 800.000-Euro-Schwelle – darüber beginnt deine Ausstellungspflicht bereits 2027, darunter erst 2028.

Die wichtigsten Schritte als Checkliste:

• Eingangsweg für E-Rechnungen festlegen, zum Beispiel ein zentrales Postfach, und die Verantwortung im Team benennen.
• Prüfen, ob deine Buchhaltungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD einlesen und erzeugen kann – beim ZUGFeRD-Format auch Version und Profil.
• Vorjahresumsatz mit der Schwelle von 800.000 Euro vergleichen und daraus deinen verbindlichen Starttermin ableiten.
• Revisionssichere Archivierung klären: E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden, ein Ausdruck allein genügt nicht.
• Sonderfälle wie Kleinbetragsrechnungen, steuerfreie Umsätze oder Auslandsgeschäft mit dem Steuerberater abstimmen.

Ein wichtiger Hinweis zum Schluss: Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Die E-Rechnung betrifft laufende steuerliche Pflichten, und der Einzelfall – etwa bei steuerfreien Umsätzen, Auslandsgeschäft oder einer Gründung mitten im Jahr – gehört in die Hände deines Steuerberaters.

FAQ zur E-Rechnung

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne lesbares Layout – sie ist ausschließlich für die maschinelle Verarbeitung gedacht und wird über Software oder Viewer dargestellt. ZUGFeRD kombiniert beides: ein normales PDF, in das der XML-Datensatz eingebettet ist. Beide Formate gelten im B2B als konform, solange bei ZUGFeRD mindestens die Version 2.0.1 mit einem EN16931-konformen Profil genutzt wird. Welches Format du wählst, hängt davon ab, ob deine Rechnungen auch von Menschen gelesen werden.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ist ein elektronisch übermitteltes Dokument, aber keine E-Rechnung im Rechtssinn, weil die Daten nicht strukturiert vorliegen und sich nicht automatisch verarbeiten lassen. Die einzige Ausnahme ist das Hybridformat ZUGFeRD, bei dem der XML-Datensatz direkt im PDF steckt. Während der Übergangszeit darfst du einfache PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiter nutzen; nach Ablauf deiner Frist erfüllen sie die B2B-Anforderungen nicht mehr.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen und ausstellen?

Beim Empfang ja: Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen, auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Bei der Ausstellung gelten die allgemeinen Stufen – als Kleinunternehmer wirst du in der Regel erst ab 2028 verpflichtet, weil dein Umsatz unter der Schwelle von 800.000 Euro liegt. Im Einzelfall, etwa bei gemischten Umsätzen oder freiwilligem Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung, lohnt die Abstimmung mit dem Steuerberater.

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Das hängt von deinem Vorjahresumsatz ab. Überschreitet er 800.000 Euro, gilt die Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027. Liegt er darunter, beginnt die Pflicht am 1. Januar 2028. Bis dahin darfst du Papierrechnungen verwenden oder – mit Zustimmung des Empfängers – einfache elektronische Formate wie PDF. Freiwillig ausstellen darfst du E-Rechnungen jederzeit; viele Unternehmen starten früher, um ihre Prozesse in Ruhe zu testen.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung stelle?

Während der Übergangszeit ist das unkritisch, solange du die zulässigen Alternativen nutzt – also Papier oder mit Zustimmung des Empfängers ein PDF. Nach Ablauf deiner Frist gilt eine Rechnung, die nicht im strukturierten Format vorliegt, umsatzsteuerlich nicht als ordnungsgemäße elektronische Rechnung. Das kann den Vorsteuerabzug deines Kunden gefährden und eine Rechnungsberichtigung nach sich ziehen. Empfehlenswert ist deshalb, die Umstellung vor dem Stichtag abzuschließen, statt auf den letzten Tag zu warten.

Brauche ich spezielle Software für die E-Rechnung?

Für den Empfang nicht zwingend: Technisch reicht ein E-Mail-Postfach, weil E-Rechnungen meist als Dateianhang ankommen. Zum sinnvollen Verarbeiten und für die eigene Ausstellung brauchst du allerdings Software, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und einlesen kann. Das können inzwischen die meisten Buchhaltungs- und Fakturierungsprogramme. Ein Blick in die Funktionsbeschreibung deines Tools – oder eine kurze Nachfrage beim Anbieter – zeigt dir, ob du startklar bist.